Que 2020 foi um ano completamente diferente de tudo que já vivemos, você já sabe – e que o famoso “novo normal” veio para transformar grande parte dos processos das empresas também.
Os líderes e as equipes estão experimentando novas maneiras de trabalhar ,tanto no curto prazo durante o COVID-19 quanto no longo prazo para um mundo pós-pandêmico. Apesar de quase um ano já ter se passado desde o começo dessa mudança, diversas perguntas ainda tendem a voltar à tona quando o assunto é o home office, mesmo que em dias certos da semana. Quanta flexibilidade em torno de onde e quando as pessoas fazem seu trabalho é a melhor? Quais estratégias são mais eficazes? Alguns CEOs imaginam que o trabalho acontecerá “em qualquer lugar” daqui para frente, enquanto outros estão pedindo aos funcionários que retornem aos espaços do escritório central. Alguns estão acomodando horários flexíveis, enquanto outros exigem que suas equipes estejam disponíveis das 9h às 17h, ainda.
Em busca de achar o caminho certo a seguir, as lideranças devem compreender os eixos do trabalho híbrido – as vantagens e desvantagens de onde e quando as pessoas trabalham – e alinhá-los para que alimentem a energia, o foco, a coordenação e a cooperação necessários para serem produtivos. Para muitas pessoas, o trabalho agora está localizado em seus espaços pessoais – suas casas – enquanto outros estão trabalhando em cafeterias, coworkings e várias combinações de locais remotos.
Embora “híbrido” seja a chave para entender o futuro mais flexível do trabalho, ele abrange muitos sistemas possíveis. O trabalho híbrido tende a incluir mais liberdade sobre quando e onde trabalhar. Geralmente, dá mais autonomia aos funcionários para ajustar o trabalho ao resto de suas vidas, em vez de estruturar outras partes do dia da semana em torno das horas registradas em suas rotinas profissionais. Idealmente, é o melhor dos dois mundos: estrutura e sociabilidade de um lado, e independência e flexibilidade do outro.
Um processo comum das empresas híbridas já existentes, acelerado desde o início da pandemia, é designar certos dias para reuniões e encontros no escritório, e dias remotos para trabalho envolvendo enfoque individual. A presença física pode ser necessária para orientações, formação de equipes e lançamento de projetos, mas não necessariamente para outros trabalhos. Agora, uma tarefa que poderia levar várias horas no escritório pode ser concluída em apenas uma ou duas horas em casa – esse é o futuro não só do trabalho, mas da alta performance.
Para garantir que um modelo de trabalho híbrido funcione, os líderes precisam construir um contexto de lugar e tempo que motive ao invés de esgotar a produtividade. O essencial para uma jornada produtiva começa com energia. Na maioria dos empregos, as pessoas são mais produtivas quando experimentam vitalidade e bem-estar positivos, e sua produtividade se esgota quando estão exaustas ou estressadas e seus hábitos de trabalho se tornam prejudiciais à saúde.
O próximo elemento essencial para muitos empregos onde a concentração real é necessária é o foco. Quando o contexto – isto é, o local e o horário de trabalho – permite que as pessoas se concentrem, elas podem ser altamente produtivas. Seu foco sofre quando seu contexto é perturbador e sua atenção está dispersa.
Além desses aspectos independentes do trabalho, estão as tarefas que exigem esforço em equipe. Algumas demanads precisam de uma coordenação significativa com outras pessoas. À medida que elas conseguem se alinhar umas com as outras com fluidez, são capazes de ser eficientes e orientadas para objetivos; quando esse alinhamento é quebrado, as equipes ficam divididas e desarticuladas. Quando os contextos de lugar e tempo criam barreiras à cooperação, a produtividade pode sofrer uma queda e as pessoas podem se tornar resistentes e pode haver brigas internas.
As escolhas sobre o local apresentam compensações. Por exemplo, no que diz respeito ao lugar, trabalhar em um escritório ajuda na cooperação porque os colegas são mais capazes de desenvolver relacionamentos pessoais de confiança, mas também pode esgotar as energias se envolver um longo trajeto e horas sentado em uma mesa.
Com relação ao tempo, trabalhar com horários restritos e inflexíveis ajuda a coordenação, já que o tempo dos colegas pode ser facilmente sincronizado, mas esgota o foco porque deixa de responder aos ritmos individuais de concentração.
O ideal é que todos os colaboradores estejam no escritório nos mesmos dias, embora isso possa ser impraticável para escritórios socialmente distantes. Os líderes devem estar no mesmo barco que os funcionários, na medida do possível, com um tempo de convivência considerável para fazer valer o esforço e risco de, mesmo em pandemia, frequentar os meios corporativos.
A comunicação transparente também é essencial. Aqui, o importante é realizar reuniões de grupo parcialmente distribuídas, de forma que o líder consiga escutar e perceber as necessidades dos trabalhadores, mesmo que não juntos em totalidade. Dessa forma, todos podem ser vistos e ouvidos, para que não se perca nada de informação e, principalmente, para que os colaboradores se sintam percebidos.
Também ajuda a promover funcionários mais capacitados, com foco em otimizar o trabalho híbrido. Isso envolve a divisão do trabalho em tarefas que os colaboradores podem realizar de forma independente e tomar decisões rapidamente, sem exigir que os colegas estejam online simultaneamente.
Em outras palavras, um local de trabalho híbrido eficiente não deve exigir que todos trabalhem nas mesmas horas, no mesmo ritmo, embora ocasionalmente isso seja necessário. Uma mistura de métodos de comunicação ajuda as equipes geograficamente distantes a trabalharem melhor.
Mesmo antes da Covid-19, as empresas já precisavam repensar práticas convencionais, mas não eficientes, como pegar um voo para uma reunião de duas horas. Basta um pouco de criatividade e conforto para se acostumar com uma nova forma de fazer as coisas. Com isso, o foco não é mais viver para o trabalho, mas, sim, encaixar o trabalho na rotina de viver e não perder em qualidade de vida. Com a tecnologia, não é mais preciso para de trabalhar; agora, é possível continuar trabalhando – de onde for.