RH em home office: como usar a tecnologia para gerenciar o trabalho

A realidade é essa: o Brasil está passando por um momento bastante crítico, tanto em questão de saúde pública quanto econômica. Sabendo disso e em razão dos atuais problemas relacionados à transmissão pandêmica do vírus Covid-19, as empresas têm tomado medidas preventivas e bastante ligadas à tecnologia para conseguir lidar com toda a situação de quarentena e isolamento social que o coronavírus requer, como o home office. 

O que antes era tendência para todo o ano de 2020, agora virou necessidade imediata. O trabalho remoto, teletrabalho ou home office, tem sido a saída para diversas organizações que dependem das contribuições de seus colaboradores para continuar funcionando. Empresas gigantes, como Mastercard e Nestlé, já adotaram a flexibilidade, assim como outras milhares. 

“O home office é recomendado em caso de qualquer sintoma suspeito. A OMS recomenda que qualquer profissional com  tosse e febre a partir de 37,3° C fique em casa. A recomendação também vale para quem estiver usando paracetamol, ibuprofeno ou aspirina, já que esses medicamentos podem mascarar os reais sintomas de infecção pelo vírus.” – Organização Mundial da Saúde

Nesse momento, é hora de saber gerenciar as tarefas e colaboradores da melhor forma possível para que nem todo o trabalho seja afetado por essa mudança. Você, como gestor ou líder, precisa estar preparado e munido de recursos que facilitem todo esse processo de transição do trabalho presencial para o remoto. Por isso, aqui, você vai encontrar uma série de dicas de gestão e sugestões de ferramentas que podem trazer mais tranquilidade para fazer a gestão do seu time.

Home office não é trabalhar sozinho

Deixe claro para a sua equipe que, agora que não estão todos juntos podendo trocar ideias pessoalmente, mais do que nunca é necessário se comunicar. É possível estar em constante compartilhamento, brainstorming e acompanhamento de projetos, mesmo que de longe. A conexão da equipe é algo importante para manter a produtividade e performance. O isolamento físico não precisa ser transferido para o escritório virtual, logo, a comunicação e colaboração são essenciais em momentos como esse.

Crie combinados com seu time

Alinhe as expectativas, os prazos e as tarefas. No modelo de teletrabalho, é preciso ter bastante gestão de tempo e produção, principalmente, para os criativos. Apesar da comodidade de trabalhar de casa, existem muitos fatores de dispersão e, por isso, é preciso ter uma forma de enxergar e controlar isso. 

• Faça planejamentos semanais de reuniões de alinhamento
• Defina o “pai e mãe” das tasks a serem realizadas
• Acompanhe e dê feedbacks constantes a cada entrega

Esteja por dentro das tarefas

Se você estiver a par do que está acontecendo, é muito mais fácil gerenciar a sua equipe sabendo da esteira de produção e das responsabilidade da semana. Por mais que a autonomia de trabalhar remotamente seja uma grande oportunidade, não adianta nada se você, líder ou gestor, não souber definir as prioridades. Confira algumas dicas para você e seu time:

• Liste as tarefas que já foram, que estão sendo e que vão ser feitas
• Utilize prints, links e tudo que for preciso para dar contexto às demandas
• Faça reuniões pré-agendadas para acompanhar o desenvolvimento das tasks
• Organize as entregas de acordo com as prioridades
  

Utilize a tecnologia a seu favor e do seu time no home office

Gerenciar uma equipe durante o teletrabalho não precisa ser um bicho de sete cabeças se você puder contar com ferramentas tecnológicas que facilitam todo esse processo e modalidade de trabalho. O Google, recentemente e devido à situação causada pelo coronavírus, liberou suas ferramentas de comunicação, como o Hangouts Meet, para uso gratuito. 

Clique aqui para conhecer a ferramenta.

Confira aqui mais algumas ferramentas que podem ajudar no seu gerenciamento em períodos de home office:

Gerenciamento de tarefas: Trello e Monday

O Trello é um dos softwares mais conhecidos quando o assunto é gestão de tarefas. Nele, você consegue criar quadros para delegar tarefas, adicionar prazos, responsáveis e projetos. Além disso, ele tem uma interface bastante simples e, na versão gratuita, é possível criar diversos quadros de acompanhamento e grupos de pessoas para integrar esses times. 

O Monday, por outro lado, é uma ferramenta mais robusta e bastante destinada à gestão de projetos por etapas. Enquanto o Trello é mais simplificado em sua estrutura, o Monday é um pouco mais complexo, porém, mais completo também. Nessa ferramenta, você consegue criar outros modos de visualização de tarefas, como Kanban, e, ainda, criar automações para o desenvolvimento e desenrolar das tarefas realizadas e das que entram nas esteiras de produção. A versão paga vem acompanhada de alguns recursos mais focados no gerenciamento de grandes times e projetos, por isso, é essencial você avaliar até quanto pode investir nesse recurso.

Ligações e videochamadas: Skype e GoToMeeting

Aqui, na Grou, essas são as nossas maiores aliadas no quesito comunicação – principalmente agora, que nossos colaboradores estão todos em home office. O Skype é bem conhecido e talvez a sua empresa até já use, mas, nunca é demais reforçar que ele é um recurso poderoso. Através da plataforma, é possível fazer chamadas e videochamadas sem limite de duração, além de compartilhar telas e gravar as ligações, assim como anexar e compartilhar arquivos.

O GoToMeeting serve mais como um videochat, caso seja necessário criar uma sala para a participação de outras pessoas na ligação – como clientes e fornecedores. A ferramenta disponibiliza uma versão gratuita por 14 dias e basta fazer um login para começar a usar. A ferramenta se destaca por permitir um gerenciamento melhor a transmissão e controles, principalmente quando muitas pessoas forem participar (até 250 participantes). 

Compartilhamento de arquivos e documentos: Google Drive e Dropbox

Aproveite para acompanhar em tempo real a produção da sua equipe e fazer sugestões através dos recursos do Google Drive. Além do Hangouts liberado gratuitamente, como dito acima, a plataforma também conta com o compartilhamento de planilhas de Excel, Word e PowerPoint e todos permitem feedbacks e cocriação em tempo real. 

Com ele, é possível visualizar arquivos e documentos de maneira facilitada e sem a necessidade de ter os programas instalados nos computadores. Além disso, pastas com arquivos podem ser adicionadas e organizadas de acordos com as demandas do seu time. 

Assim como o Google Drive, o Dropbox também é uma das ferramentas mais conhecidas para armazenamento de arquivos e documentos – e também possui versões gratuitas de até 15GB. 

Nós, da Grou, entendemos que o momento é de mudança imediata e como já utilizamos normalmente essas ferramentas em nossa rotina, queremos contribuir com a nossa experiência. Porém, independente da ferramenta, é muito importante você, enquanto líder ou gestor, estar lado a lado e presente junto a sua equipe – tanto para dar apoio profissional quanto a segurança de que vão continuar juntos durante esta fase.

Estamos aqui para dar dicas e o suporte que você precisar para que continuemos juntos e firmes até tudo voltar ao normal. Acompanhe nosso blog e nossas redes sociais para ficar atento aos nossos conteúdos e outras dicas como estas.