Home office: vantagens, legislação e ferramentas para adotar o modelo
O que começou como uma tendência, provocada principalmente pela tecnologia, o home office agora é uma realidade que caiu no gosto de muitas empresas e colaboradores. Prova disso é uma pesquisa recente do International Workplace Group (IWG), feita com mais de 15 mil entrevistados.
O levantamento mostrou que 83% escolheriam um emprego com alguma flexibilidade, em vez de outro mais tradicional, e 80% afirmaram que há um aumento de produtividade e melhora no desempenho quando podem trabalhar em regime de home office.
As vantagens têm ultrapassado os obstáculos, muitos deles eliminados ao longo dos anos pelo surgimento de tecnologias de gestão mais eficientes e seguras. Empresas que enxergam os benefícios de oferecer flexibilidade no trabalho têm alcançado vantagens, como aumento de produtividade, melhora do clima organizacional e retenção de talentos.
Neste guest post, produzido pela equipe do Tangerino, você verá as principais vantagens para as empresas ao oferecer a opção do trabalho em modelo de home office, além de algumas dicas de ferramentas de gestão eficazes para serem aplicadas nesse contexto.
O que diz a legislação sobre o home office
O home office é regulamentado pela Reforma Trabalhista, que criou o Capítulo II-A da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), abordando o tema nos artigos 75-A em diante. A modalidade é chamada de teletrabalho e, até então, havia previsão legal, mas não existiam regras claras que assegurassem os direitos.
Conheça algumas regras para o home office:
- é obrigatório o registro na carteira de trabalho (norma que já existia antes da reforma), além da especificação no contrato de trabalho que deixa claro que se trata de home office e das atividades que serão realizadas pelo colaborador;
- o colaborador pode comparecer à empresa em situações específicas, para a realização de atividades exigidas, o que não descaracteriza esse regime de trabalho;
- o empregador deve orientar o funcionário sobre as regras de ergonomia, saúde e segurança de trabalho, com o objetivo de evitar doenças e acidentes;
- para a empresa, não deve importar o tempo gasto pelo colaborador para realizar suas atividades, mas a entrega dentro do prazo, visando a produtividade.
O home office oferece vantagens para a empresa
Além de ser uma prática legal, diversas vantagens podem ser contabilizadas tanto para o colaborador, quanto para a empresa.
A princípio, os benefícios eram vistos muito mais pelo funcionário, que não precisaria enfrentar o trânsito, trabalhar onde, quando e na hora que quisesse, além de não ter a presença de um chefe o tempo todo.
Com o tempo, as empresas começaram a perceber os ganhos dessa forma de trabalho para os negócios, principalmente relacionados à adequação da rotina do colaborador, fator que interfere, diretamente, na produtividade.
Veja algumas dessas vantagens encontradas pelas empresas:
- atração e retenção de talentos, já que alguns modelos de home office permitem mais qualidade de vida com a flexibilidade para que o colaborador se organize e trabalhe no horário que lhe for mais conveniente;
- maior produtividade do colaborador, pois ele consegue trabalhar no seu melhor horário e com menos interrupções no trabalho, além de não perder tempo com deslocamento;
- aumento da qualidade do trabalho feito e entregue, uma vez que o colaborador atua mais satisfeito e engajado, produzindo do seu modo e com menos regras e limitações que são comuns no ambiente de trabalho;
- redução de gastos e até desperdícios de recursos, por exemplo, de água, luz e suprimentos de escritórios, como papel, já que há menos uma pessoa no posto de trabalho;
Além dessas vantagens, o contexto atual, vivido em todo o mundo, tem mostrado o home office como uma alternativa segura e legal para empresas que querem evitar a propagação do coronavírus, epidemia que começou na China e já se espalhou por outros países, inclusive o Brasil.
Diversas empresas estão optando pelo modelo de trabalho remoto, a fim de assegurar a saúde dos colaboradores e de todos da empresa, sem precisar interromper as atividades.
Além do respaldo legal da alternativa, a tecnologia é uma aliada imprescindível nesse processo, como será possível ver no próximo tópico, em que listamos algumas ferramentas para gerir o home office sem perder qualidade e agilidade.
Conheça 6 ferramentas para gestão de home office
Agora, que você já sabe um pouco sobre o home office e conhece as principais vantagens desse modelo, que é respaldado pela lei trabalhista, veja algumas das principais ferramentas que podem ajudar a sua empresa na gestão dos colaboradores externos.
1. Google Drive
Essa ferramenta do Google oferece um pacote de recursos gratuitos para facilitar a rotina de quem precisa produzir e também armazenar conteúdos na internet. Ela permite o compartilhamento de conteúdo com outras pessoas, que podem fazer alterações e comentários em tempo real.
Há também a versão paga, com mais recursos e espaço na nuvem. No entanto, ferramenta gratuita atende muito bem quem trabalha com home office.
2. Skype
O já conhecido Skype é um programa de troca de mensagens que funciona em diversas plataformas, como computadores, tablets e smartphones, e elimina a necessidade de reuniões presenciais.
Basta baixar o Skype, gratuitamente, instalá-lo e criar uma conta. Com ele, é possível trocar mensagens de texto, fazer chamadas de vídeo, VoIP e até mesmo conferências remotas.
3. Trello
O Trello é uma das ferramentas mais conhecidas, principalmente por quem trabalha com um alto volume de produção e precisa controlar tudo isso. Ele monitora as atividades e delega tarefas para quem faz trabalho remoto, além de possibilitar o controle de prazo de entregas.
4. Slack
Essa ferramenta, criada em 2014, auxilia as empresas a melhorarem sua comunicação interna. Ela lembra um chat e possui o recurso de chamadas em vídeo, só que com possibilidade de customização e interação entre os participantes, além de permitir o compartilhamento de diversos tipos de arquivos. Com ele, empresas e colaboradores podem eliminar o excesso de e-mails trocados.
5. Controle de ponto digital Tangerino
O controle de ponto digital surge como uma possibilidade de gestão da jornada de trabalho dos funcionários. Embora a legislação estabeleça que, devido a natureza do trabalho, os colaboradores em regime de home office não precisam registrar ponto, é possível que as partes façam um acordo, por meio de contrato, para definir se o trabalho será acordado por tarefa ou jornada.
Caso seja definido um contrato de trabalho por tarefas entregues, há a possibilidade de contar com uma ferramenta de check-in de atividades, como a oferecida pelo Tangerino, que possui um recurso para cadastro e controle de atividades. Com ela, o gestor pode indicar as tarefas que o colaborador tem que fazer durante o dia e, conforme a execução acontece, ele registra o começo e o fim da atividade.
No relatório, o gestor tem acesso a detalhes das atividades que seus colaboradores executaram, como data, horário e local (quando há o monitoramento georreferenciado). A ferramenta também possibilita o envio de áudio, imagem ou arquivo, além de mensagem de texto.
6. Basecamp
Esse é um software de gerenciamento de projetos, elaborado especialmente para a empresa que trabalha com home office e precisa gerir uma equipe.
A ferramenta é paga e auxilia várias pessoas ao mesmo tempo a finalizarem suas tarefas, mesmo que elas estejam em locais diferentes. Ela permite que todos compartilhem arquivos, estabeleçam prazos conjuntamente, criem lista de tarefas e concentrem feedbacks.
Gostou dessas dicas? Percebeu como o home office é tão vantajoso para o colaborador quanto para a empresa? Então, leve essas dicas para a sua empresa e comece a colocar em prática esse modelo de trabalho.